Trabalhando com Documento Mestre

Um Documento Mestre é um documento do Word que contém documentos individuais, relacionados àquele documento. Esses documentos individuais, são também chamados de sub-documentos. Com um Documento Mestre não há necessidade de se controlar nomes e localizações de tópicos. Uma das grandes razões de se lançar mão de um Documento Mestre é a criação de uma documento múltiplo, onde diversas pessoas devem colaborar, e onde se pretenda deixar que todos, e cada um, possam consultar e/ou alterar sua parte. Um Manual On-Line de operação de um produto, ou uma máquina, parece ser uma boa desculpa para arregaçar as mangas e partir para a construção e manutenção de um Documento Mestre.

• Criando Um Documento Estruturado:

1. Selecione o menu Arquivo * Novo, ou clique sobre o botão Novo;
2. Selecione o menu Exibir * Estrutura de Tópicos;
3. Digite alguns dos Títulos dos Capítulos Principais que vão ser usados (ou use apenas Título)
   Lembre-se de que mais tarde você poderá acrescentar outros títulos e sub-títulos, e mesmo rearranjar a ordem dos títulos;
4. Use as setas de comando "Elevar Nível do Tópico", "Rebaixar Nível do Tópico" e "Rebaixar Para Corpo de Texto", quando necessário mudar, de nível hierárquico, o tópico;
5. Formate como desejado, tanto os títulos quanto o corpo dos textos;
6. Salve a estrutura como um modelo do Word:
   1. selecione o menu Arquivo * Salvar Como;
   2. na caixa "Salvar Como Tipo" escolha a opção Modelo;
   3. dê um nome adequado;
   4. clique no botão [Salvar];

• Criando Um Documento Mestre

1. Selecione o menu Arquivo * Novo;
2. Selecione o modelo de documento criado anteriormente (veja Criando Um Documento Estruturado);
3. Selecione o menu Exibir * Documento Mestre;
4. Digite toda a estrutura de tópicos - digite todos os títulos de nível 1, depois os de nível 2, e assim por diante;
5. Se necessário altere os níveis individuais dos tópicos que necessitarem de ajuste;
6. Selecione os tópicos principais e os sub-tópicos que você deseja dividir em sub-documentos separados e, em seguida, clique sobre o botão "Criar Sub-documentos";
7. Com o Word subdividindo o arquivo em várias "caixas", cada qual contendo um sub-documento, o documento agora possui ícones, nos cantos superiores esquerdo de cada sub-documento, indicando que aquela "caixa" é um sub-documento;
8. Salve o documento, clicando no botão [Salvar] - o Word irá nomear, automaticamente, os sub-documentos individuais. Se você quiser renomear manualmente um sub-documento dê um duplo clique no seu ícone de sub-documento e depois selecione o menu Arquivo * Salvar Como;

• Protegendo Cada Documento Contra Alterações

1. Antes de começar a escrever certifique-se de que os autores (quando for o caso) saibam que documentos foram atribuídos a eles;
2. Faça com que eles possam acessar seus respectivos documentos e definam os privilégios para outros autores como somente leitura (quando for trabalhar em rede);
3. Cada autor abre o documento mestre e em seguida desprotege um sub-documento clicando sobre seu ícone, e em seguida, sobre o botão "Proteger Documento";
4. O ícone de cadeado desaparece, permitindo ao autor acessar o sub-documento clicando 2 vezes sobre o respectivo ícone;
5. Clicando sobre o menu Arquivo * Propriedades, e em seguida digitando o seu nome no campo Autor, na aba "Resumo Informativo";
6. Para proteger o sub-documento o autor pode clicar sobre o menu Ferramentas * Opções, sobre "Recomendável somente leitura" na aba Salvar, e clicando no botão [OK]. Em seguida deve salvar e fechar o sub-documento;

Questões Interessantes:

• Quem pode editar o quê?
  • O autor do documento mestre pode editar o documento mestre e todos os seus sub-documentos;
  • Um sub-documento só deve ser editado pelo autor cujo nome estiver listado na aba "Resumo Informativo" (menu Arquivo * Propriedades);
• Qualquer um pode editar um sub-documento, mesmo não sendo o autor?
  • Sim, pode ser feito, mas não é recomendável;
  • Para desproteger um sub-documento de outro autor, de forma temporária, clique sobre o botão "Proteger documento";
• Existe algum modo de impedir que outros usuários editem meus documentos?
  • Sim, para tal clique sobre a opção Opções, do menu Ferramentas;
  • Clique sobre a aba Salvar e atribua uma senha de leitura;

• Redigindo, Editando e Reordenando Tópicos

1. Para começar a trabalhar nos tópicos, comece abrindo o Documento Mestre;
2. Em seguida desproteja quaisquer sub-documentos que você pretenda editar ou reordenar;
3. Se for necessário reordenar a nível dos diversos sub-documentos, deve-se desproteger também o Documento Mestre;
4. Para editar um sub-documento primeiro abra-o, dando um duplo clique no seu ícone;
5. Certifique-se de fechar o Documento Mestre - se estiver trabalhando em rede - para permitir que outros autores, e usuários, possam acessá-lo;
6. Para mover um sub-documento faça assim:
   1. adicione uma linha em branco no local de destino;
   2. em seguida aponte para o ícone do sub-documento;
   3. arraste-o para a nova localização;
   4. uma linha horizontal mostra onde o sub-documento será inserido;

Dicas Interessantes:

• Antes de mover um Sub-documento, oculte o corpo do texto, de modo que o sub-documento fique mais compacto, e possa então ser, mais facilmente, movido para o novo local;
• Para adicionar um documento do Word pré-existente, primeiro insira uma linha em branco no local desejado; clique sobre a linha em branco, e depois clique no botão "Inserir Documento";
• Para excluir um sub-documento, clique sobre seu ícone, e pressione a tecla [Delete]; não esqueça de excluir o sub-documento do disco rígido, da maneira tradicional, usando o Windows Explorer ou o Meu Computador;
• Para proteger o trabalho, utilize a opção "Salvar a Cada:" ou então a opção "Criar sempre Backup", para facilitar o trabalho de recuperação. no caso de ocorrência de falhas de energia, ou qualquer outro problema espúrio;