Trabalhando com Palavras-Chave (Indicadores)

Uma tarefa importante, mas sempre relegada a segundo plano, se não totalmente deixada de lado, é a documentação dos documentos. Isto é, um registro - atualizado - do conteúdo e/ou resumo dos principais documentos pessoais e/ou da empresa. Este resumo pode se resumir apenas num registro das palavras-chave existentes em cada documento, pode conter também o assunto e/ou um breve resumo do documento (abstract). De qualquer modo, no mínimo o registro das palavras-chave já seria de grande valia, principalmente para encontrar o documento que contém uma certa palavra ou idéia, e que já nem nos lembramos mais qual seria (me refiro à palavra ou idéia, pois com certeza há muito não nos lembramos mais do nome do arquivo).

Para resolver tal assunto, pelo menos à nível do trabalho normal que fazemos em casa, na escola ou no escritório, o próprio Word pode nos bastar. O recurso que ele disponibiliza, embora um pouco abstrato para se compreender no início, é poderoso o suficiente para manter registro das palavras-chaves e/ou idéias mesmo para algumas dezenas de documentos.

Temos duas maneiras de registrar tais palavras:

1. dentro do próprio documento (facilita achar o texto procurado se o documento for muito longo);
2. dentro de um documento-mestre (facilita achar o texto procurado em documentos diversos que, inclusive, podem estar arquivados em pastas diversas);

Mantendo Registro das Palavras no Próprio Documento:

• Incluindo os Indicadores das Palavras-chave:

1. selecione a palavra-chave, ou o ponto antes do texto, ou figura, desejado;
2. selecione o menu Edita * Indicador;
3. digite uma palavra que represente a idéia, figura ou texto desejado (não usar espaços, usar sublinhados);
4. clique no botão [INCLUIR];

Repita todos os passos acima, para cada palavra-chave, ou figura, de importância para caracterização do conteúdo do documento.

• Encontrando a palavra-chave:

1. posicione o cursor no início do documento;
2. pressione a tecla [F5];
3. com o campo Indicador selecionado em "Ir Para" clique sobre a seta para baixo, no seletor do nome do indicador, selecione a palavra-chave desejada, ou então digite a palavra-chave diretamente;
4. Clique no botão [Ir Para];

Figura 1: Janela "Ir Para", usada para encontrar um Indicador (palavra-chave) num documento.

Mantendo Registro das Palavras num Documento-Mestre:

• Incluindo os Indicadores das Palavras-chave:

1. selecione a palavra-chave, ou o ponto antes do texto, ou figura, desejado;
2. selecione o menu Edita * Indicador;
3. digite uma palavra que represente a idéia, figura ou texto desejado (não usar espaços, usar sublinhados);
4. clique no botão [INCLUIR];

Repita todos os passos acima, para cada palavra-chave, ou figura, de importância para caracterização do conteúdo de cada documento desejado.
(você também pode executar esta tarefa depois de anexar o documento ao documento-mestre, porém fazendo esta tarefa antes é melhor e mais seguro).

• Criando o Documento-Mestre:

1. crie um documento novo, selecionando o menu Arquivo * Novo;
2. selecione o menu Exibir * Documento Mestre;
3. salve o documento-mestre, selecionando o menu Arquivo * Salvar Como, e dando um nome adequado;

• Incluindo um Documento no Documento-Mestre:

1. se o documento-mestre não estiver aberto, abra-o selecionando o menu Arquivo * Abrir;
2. posicione o cursor na posição exata onde deseja incluir o documento dentro do documento-mestre;
3. na barra de ferramentas especial (vide figura nº 2) do Documento Mestre, clique no botão "Inserir Documento Mestre" ();
4. selecione o arquivo a incluir, clicando sobre o seu nome dentro da janela Abrir Arquivo, se necessário navegue pelas pastas até encontrar o documento desejado, e pressione o botão [OK](*¹);
5. se desejado pode ser digitada uma pequena frase, que pode conter uma pequena identificação do assunto, ou o nome do documento em questão;
6. Repita todos os passos acima, para cada documento desejado, não esquecendo de, ao final, salvar o documento-mestre(*²).

Figura 2: Barra de Ferramenta Especial do Documento-Mestre

(*¹) se um documento, que você anexar, contiver uma palavra-chave já contida, em outro documento do documento-mestre, o Word dará um aviso e solicitará uma ação de sua parte: (a) Deixar ele alterar automaticamente o nome do indicador (que ele renomeará de xxxyyy para xxxyyy1, xxxyyy2, e assim por diante), ou (b) não autorizar tal ação, em face da qual o Word eliminará o indicador existente no novo documento (mas manterá o indicador que já existia no documento-mestre).

(*²) o Word não irá salvar o conteúdo de cada um dos arquivos anexados ao documento-mestre, mas sim apenas apontadores, para poder remontar a estrutura de palavras-chave existentes no documento-mestre, quando for utilizado numa próxima oportunidade.

• Encontrando a palavra-chave:

1.  
   1. abra o documento-mestre desejado;
   2. posicione o cursor no início do documento;
   3. pressione no botão de visualizar todos os níveis do documento-mestre (marcado com a palavra TODOS)(*³);
   4. pressione a tecla [F5];
   5. com o campo Indicador selecionado em "Ir Para" clique sobre a seta para baixo, no seletor do nome do indicador, selecione a palavra-chave desejada, ou então digite a palavra-chave diretamente;
   6. Clique no botão [Ir Para];

(*³) não é absolutamente necessário executar tal passo, porém além de facilitar na visualização do texto que está sendo procurado, esta ação evita um pequeno bug do Word 7 (Word 95): ele para no início do documento seguinte ao que se encontra a palavra-chave, e não no início do documento que contém a palavra; como isso o usuário terá de voltar um documento para cima, visualizar o documento anexado, usando os botões de visualização de níveis, e ainda assim terá de repetir a busca, à não ser que os documentos anexados sejam extremamente curtos - o que, com certeza, não deve ser o caso normal;