(© 1997-2008 by Francisco Panizo Beceiro)

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Seção EXCEL da abcDICAS.com.br

Excel FAQ
Dicas de Uso da mais usada Planilha de Cálculo do mercado



[ Como Usar Hyperlinks para outros Documentos? ]

O pacote Office permite que você trabalhe com hyperlinks em documentos, lincando-os a outros documentos. Com o Excel não é diferente:

  1. Clique no botão Inserir Hyperlink na Barra de Ferramentas padrão;
  2. Na caixa de diálogo Hyperlink, selecione o arquivo a ser linkado;

Há um outro modo, aliás bem interessante, de fazer isso usando um trecho do próprio documento a ser linkado:

  1. Selecione e copie um trecho do outro arquivo;
  2. Use o Menu EDITAR para colar esse trecho no documento atual como um hyperlink.

As pessoas poderão ver ou ler a parte selecionada do outro documento, e se estiverem interessadas, clicar em qualquer trecho do hyperlink, e ir diretamente para o outro documento.

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[Como Converter Texto para Colunas? ]

Em muitos casos pode-se eliminar o uso de fórmulas para dividir uma coluna de texto, em diversas colunas de textos, quebrando o texto por espaçamentoos fixos, ou por tabulação, ou por espaço, etc.

Basta lançar mão do menu DADOS * TEXTO PARA COLUNAS 
(ou então pressionar a teclas [ALT]+[D]+[E]).

Selecionando tal comando é iniciado um Wizard do Excel que te guiará por todas as etapas necessários à conversão pretendida por você.

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[ Como colocar um botão para imprimir uma região? ]

Para configurar a impressão de uma região no EXCEL, você pode selecionar a área a imprimir e então usar a Barra de Menus para selecionar o comando:
ARQUIVO * ÁREA DE IMPRESSÃO * DEFINIR ÁREA A IMPRIMIR. Depois é só mandar imprimir.

Mas por que usar a Barra de Menus se você pode usar um BOTÃO?. Basta você adicionar o botão DEFINIR ÁREA A IMPRIMIR à sua Barra de Ferramentas:

1. Escolha FERRAMENTAS * PERSONALIZAR;
2. Clique na aba COMANDOS;
3. Sob CATEGORIAS, selecione ARQUIVO;
4. Sob COMANDOS, ache o ícone DEFINIR ÁREA DE IMPRESSÃO e arraste-a para a posição desejada na Barra de Ferramentas normal;
5. Clique no botão FECHAR;

Agora nas próximas vezes que você quiser imprimir uma área, bastará apenas selecionar a área a ser impressa e clicar no botão recém definido.

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[ Como quebrar linhas dentro das células? ]

Acho que a maioria sabe que o EXCEL permite que se faça quebra de linhas dentro de cada célula. Entretanto é necessário clicar com o botão direito na célula desejada e selecionar a opção através de alguns níveis de menu. Porém há um jeito muito mais simples, e talvez até mesmo mais efetivo, de fazer isso, de um modo direto e sem navegar por menus:

1. Digite algum texto dentro de uma célula;
2. Pressione [Alt]+[Enter] para inserir um RETORNO FORÇADO, iniciando uma nova linha dentro daquela célula;
3. Digite mais um pouco de texto;
4. Pressione [Enter] quando tiver acabado de digitar todo o resto do texto.
O Excel irá dar uma quebra de linha para que todas as linhas caibam no espaço (largura) da célula;

Isto é algo muito prático, você vai quebrando a linha apenas com o uso do teclado, e enquanto vai digitando.

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[ Como copiar dias da semana? ]

O EXCEL permite que você faça dois tipos de cópias, envolvendo células que contenham dias da semana. Copiando o dia da semana seqüenciando os dias, ou copiando o mesmo e fixo dia da semana:

Copiando seqüencialmente os dias da semana:
É o método mais direto....
1. Digite um dia da semana (por exemplo: terça-feira);
2. Arraste a célula com o dia sobre as demais células, até alcançar o número de dias desejados;
Pronto em cada célula consecutiva apareceu um dia da semana (a 2ª célula escrita quarta-feira, a 3ª escrita quinta-feira, e assim por diante;

Mas se o que você deseja é copiar o mesmo dia da semana
(exemplo: para criar 4 colunas de terças-feiras), faça assim:
1. Digite um dia da semana (por exemplo: terça-feira);
2. Arraste a célula com o dia sobre as demais células, mas mantendo a tecla [Ctrl] pressionada, até alcançar o número de dias desejados;
Pronto em cada célula consecutiva apareceu o mesmo dia da semana (na 2ª célula estará escrito terça-feira, na 3ª estará terça-feira, e assim por diante em todas as células que receberam a cópia com o [Ctrl].

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[ Como gerar números realmente randômicos? ]

Muitas vezes precisamos entrar dados de teste, para quando estamos desenvolvendo novas aplicações. Digitar números aleatoriamente não é fácil, e com certeza nunca serão realmente números randômicos, se apenas ficarmos "chutando" os números, além do trabalho todo de digitar uma série grande de números. Por que não deixar o Excel fazer isso por você?

  1. Na célula desejada digite =ALEATÓRIO() e pressione [ENTER];
  2. A célula mostrará um número randômico (no caso entre 0 e 1).
  3. Para outras faixas digite
    1. =ALEATÓRIO()*10 (para números entre 1 e 10);
    2. =ALEATÓRIO()*100 (para números entre 1 e 100);
    3. =ALEATÓRIO()*1000 (para números entre 1 e 1000);

    e assim por diante...

E o melhor de tudo: cada vez que você pressionar a tecla [F9], ou entrar novamente na planilha, todos os números serão novamente gerados).

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[ Como inserir data ou hora de modo rápido? ]

Quando precisar digitar a data ou a hora numa célula, por que digitar toda a informação, correndo o risco de errar o que está digitando, quando você pode apenas dar 2 toques?.

Como fazer isso no Excel, fácil:

  • Para inserir a DATA pressione [CTRL][;] (a tecla CTRL e a tecla ; juntas)
  • Para inserir a HORA pressione [CTRL][:] (a tecla CTRL e a tecla : juntas)

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[ O que significa essa ^&#@##@!X de ##### na minha célula? ]

Quantas vezes caprichamos numa fórmula, e gastamos todos os nossos cansados neurônios, numa fórmula mais complicada, tudo para aparecer, como que nos xingando, apenas uns ###### na célula.

Não se desespere, o Excel está apenas dizendo - em sua língua - que não tem espaço para mostrar o resultado numérico da sua fórmula.

Para resolver basta dar um duplo clique na margem direita do cabeçalho da coluna onde a célula afetada reside.
(Nota: tal ação alarga o tamanho de toda a coluna, deixando-a no tamanho da maior célula existente na coluna)

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[ Como fazer para fazer múltiplas comparações (função SE)? ]

Uma das mais usuais operações que se delega ao Excel, para que ele nos ajude na tomada de decisões de forma automática, é usando a função SE (como no exemplo abaixo):

  • =SE(A5>0,5*A4;"ALTO";"BAIXO")
    Neste caso o Excel compara o valor na célula A5, e verifica se é maior que a metade do valor da célula A4; se verdadeiro mostra "ALTO", se falso mostra "BAIXO";

Mas às vezes precisamos de lançar mão de mais de uma comparação; no exemplo abaixo é necessário saber se um aluno foi aprovado, se for reprovado, ou se ficou de recuperação:

  • =SE(Media<5;"Reprovado";SE(Media=5;Recuperação";"Aprovado"))
    Neste exemplo (fornecido pelo amigo José Antônio), é usada uma referência nomeada (Media é uma célula que foi nomeada dentro do Excel, assim não precisa ser referida pelo seu endereço físico - ex.: C54 - podendo ser usado o nome, dado à célula, de modo direto.
    Este exemplo usa o ANINHAMENTO de funções SE: como um dos argumentos da função SE inicial é usada uma outra função SE, e cujo argumento final (no caso o "Aprovado") é a resposta para falso nas duas condições definidas (Media < 5 e Media = 5);

Explicando melhor, passo a passo:

  1. O Excel checa se o valor da célula Media é inferior a 5 (<5);
  2. Se for verdadeiro então mostra a palavra "Reprovado" na célula;
  3. Se for falso então processa a segunda função SE;
  4. Se esta der verdadeiro para a condição (Media=5) então mostra "Recuperação";
  5. Se for falso então mostra que o aluno foi "Aprovado";

Mas outras vezes as coisas se enrolam um pouco mais, e necessitamos fazer, por exemplo, 4 comparações de faixa, para calcularmos um valor de imposto, por exemplo. Como fazer?

Exemplo: Taxas de Imposto: Custo<100 == Imposto=8%; Custo>=100 e <150 == Imposto=10%; Custo>=150 e <200 == Imposto=12%; e Custo>=200 == Imposto=15%.

Vamos por partes (como diria Jack, o Estripador); devemos montar nossa seqüência de SEs de sorte a pegar cada faixa seqüencialmente; colocando os valores da taxa para cada caso "fechado" e partindo para novos SEs nos casos ainda "em aberto"; veja a fórmula abaixo primeiramente (Atenção a linha de baixo deve ser escrita numa ÚNICA linha):

  • =SE(Custo<100;Custo*0,08;SE(Custo<150;Custo*0,10;
    SE(Custo<200;Custo*0,12;Custo*0,15)))

Explicando melhor, passo a passo:

  1. Se o custo for <100, o cálculo é Custo * 8%, direto;
  2. Se o custo for <150 (e ele não era inferior a 100 - SE anterior) o cálculo é Custo * 10%;
  3. Se o custo for <200 (e ele não era inferior a 150 - SE anterior) o cálculo é Custo * 12%;
  4. Se o custo não for nenhum dos anteriores (então ele é maior ou igual a 200),
    o cálculo é Custo * 10%;

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[ Como fazer que o diretório padrão seja outro que o Meus Documentos? ]

Quando se instala o Excel, por padrão ele aponta o diretório (pasta) "Meus Documentos" como o local padrão para ler e gravar planilhas. Para mudar tal padrão, e permitindo que você defina um diretório mais específico, siga os passos abaixo:

  1. Selecione o menu Ferramentas * Opções;
  2. Clique na aba Geral;
  3. No campo "Local Padrão do Arquivo:" digite o caminho completo;
    exemplo: C:\Excel\Planilhas\Secretas;
  4. Pressione o botão [OK];

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[ Minha planilha está protegida e quando clico num botão de macro dá erro? ]

Quando se protege uma planilha, na verdade uma região dessa planilha, nada poderá alterar qualquer das células que fazem parte das regiões protegidas pelo atributo TRAVAR (obtido pela seleção do menu Formatar * Células * Proteção * Travada), exceto se a planilha for desprotegida instantes antes da alteração requerida ser acionada.

Para que um botão de macro, ao ser acionado, não cause um erro ao tentar alterar alguma das células protegidas você tem, portanto, três alternativas:

  • Altere a região protegida para que fique destravada; ou
  • Altere a macro, de tal maneira a não alterar tal região;
  • Desproteja a planilha no início da macro / proteja-a novamente ao final;

Para conhecer maiores detalhes, e checar várias nuances do modo de proteção do Excel, dê uma passada na página abaixo (dê um clique em seu nome):

Excel: Protegendo o Conteúdo da Planilha

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[ Como fixar algumas células, como um cabeçalho, para não se moverem? ]

  1. Coloque o cursor 1 célula abaixo da última linha, ou à direita da última coluna (se for nas duas direções atenda às duas condições simultaneamente), que quer fixar;
  2. Selecione o menu Janela * Congelar Painéis;

Pronto irá aparecer um traço horizontal mais grosso, ou um traço vertical (ou os dois), e você poderá se deslocar à vontade que as linhas, ou colunas (ou as duas ao mesmo tempo) selecionadas ficarão estáticas, sempre visíveis na tela.

  • Para remover um painel que foi congelado, basta selecionar o menu Janela * Descongelar Painéis;

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[ Como colocar numa célula o menor valor de uma região? ]

x | __A___ | __B___ | __C___ | __D___|
1:| 123,65 | 322,54 | 321,55 | ????? |

  1. Coloque o cursor na célula onde deseja-se obter o resultado (no exemplo D1);
  2. Digite a fórmula do valor MÍNIMO (perceba quando é 2 pontos e quando é ponto&vírgula):

    Se for uma região contínua a fórmula é: =MÍNIMO(A1:C1); (indique apenas o início e o fim)
    Se for uma região dispersa a fórmula é: =MÍNIMO(A1;B1;C1); (indique cada célula desejada)

  3. Pressione a tecla [ENTER];

O Excel permite algumas outras funções estatísticas similares; veja alguns exemplos:

  • O maior valor: =MÁXIMO(A1:C1);
  • A média dos valores: =MÉDIA(A1:C1);
  • A somatória dos valores: =SOMA(A1:C1);

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[ Como preencher uma região com datas sem aparecer os finais-de-semana? ]

  1. Na primeira célula (por exemplo: F5) digite a data inicial desejada;
  2. Na célula seguinte (F6) digite a fórmula: =F5+(MOD(F5;7)=6)*2+1;
  3. Formate a célula para que a data apareça no formato desejado;
  4. Clique na célula F6 e, segurando o botão esquerdo do mouse sobre seu canto inferior direito, arraste-a até preencher toda a região desejada;

Explicação Técnica: a função +(MOD(X;7)=6 quando verdadeira (isto é: quando a data anterior é uma sexta-feira) gera a adição de 1*2 (= 2 dias) à data anterior, pulando efetivamente de tal data (que é uma sexta-feira) direto para a próxima segunda-feira;

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[ Como preencher uma região com dados de uma lista do Excel? ]

  1. Digite o dado na primeira célula (exemplos: Janeiro ou segunda);
  2. Clique com o mouse no canto inferior direito da célula inicial (o cursor vai mudar para uma pequena cruz);
  3. Arraste essa cruz, sempre com o botão esquerdo do mouse pressionado, até marcar toda a região desejada;
  4. Solte o botão do mouse;

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[ Como somar os números de uma região?]

  1. Selecione com o mouse toda a região que contém os números a somar;
  2. Clique no botão de Soma (marcado com o símbolo de [Somatória (letra grega: Sigma)];

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[ Como usar modelos prontos do Excel? ]

  1. Selecione o menu Arquivo * Novo;
  2. Em Soluções de Planilha escolha o tipo de planilha que parece melhor representar a sua planilha;
  3. Clique no botão [OK];

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[ Como mover uma região de dados? ]

  1. Selecione, com o mouse, toda a região que quer mudar de lugar;
  2. Clique com o botão esquerdo do mouse em qualquer borda da região (o cursor muda para uma seta);
  3. Mantenha pressionado o botão enquanto move toda a região para o novo local;
  4. Solte o botão do mouse;

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