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OFFICE 97 Escrevendo por Extenso (Excel, Word e Access)

Em muitas empresas, vários profissionais necessitam de preparar relatórios onde, invariavelmente, muitos valores monetários aparecem. É praxe que num relatório profissional todos esses valores sejam grafados tanto na sua forma numérica, quanto na sua forma por extenso. Não é aceitável a simples menção do valor monetário, como R$ 123,45. É mais do que uma praxe citar, entre parêntesis, tal valor por extenso, como Cento e vinte e três reais, e quarenta e cinco centavos.

É uma tarefa tediosa e, principalmente, sujeita a erros. A solução é criar uma macro para resolver tal problema.

Mas melhor do que uma simples macro é usar uma biblioteca toda para isso. Assim fizemos anteriormente e publicamos várias páginas com as bibliotecas e macros para o Excel 4, 5 e 95, e para o Word 6 e 95. Com as atualizações que todos acabaram fazendo - para a versão 97 - quem pegou as macros pensando que serviriam também para a nova versão, descobriu porque eu não tinha escrito o número mágico (o 97) nessas páginas: era porque NÃO SERVIAM para essa versão.

Juntando com alguns de nossos visitantes, que se sentem meio intimidados em mexer nos "meandros" da área de macros, resolvi refazer todo o processo já colocando uma aplicação pronta, que bastará apenas adaptar para suas necessidades, mas já vêm com as novas macros já instaladas. Para compensar, temos num ÚNICO DOWNLOAD a Biblioteca DLL para Extenso e mais as aplicações prontas para os programas do MS-Office 97.

Assim à partir daqui você terá 3 aplicações prontinhas, uma para cada aplicativo do Office 97: EXCEL, WORD e o ACCESS. Vamos ver como fazer:


DANDO DOWNLOAD NO ARQUIVO:

Clique no link marcado DOWNLOAD, mais abaixo, para baixar o arquivo EXTENS97.ZIP. Após baixá-lo e descompactá-lo com o WinZip (ou programa similar), você constatará que esse arquivo contém 4 arquivos; são eles:

  • Biblioteca de Extenso para 32 bits (nome: EXTENS32.DLL);
  • Modelo para usar no Word 97 (nome: XNORMAL.DOT);
  • Planilha para usar no Excel 97 (nome: XPLAN.XLS);
  • Base-de-Dados para usar no Access97 (nome: XCHEQUE.MDB)

Primeiro passo: dê um download no arquivo EXTENS97.ZIP (são apenas 63,8 KBytes - cerca de 15 segundos de download) para seu disco - use um diretório tipo TEMP ou DOWNLOAD para guardar o arquivo;

Segundo passo: Extraia os arquivos que estão zipados no EXTENS972.ZIP (veja o conteúdo mais acima); lembre-se de que a biblioteca dll deve ser copiada para a pasta SYSTEM que se encontra dentro da pasta WINDOWS (ou se você gosta dos bons tempos do DOS: para o diretório \WINDOWS\SYSTEM); o resto pode ser descompactado para o próprio diretório TEMP;


INSTALANDO AS APLICAÇÕES-MODELO:

Primeira aplicação EXCEL: Grave a planilha de exemplo (XPLAN.XLS) para o diretório onde você freqüentemente grava suas planilhas; se desejar dê um nome mais adequado (quem sabe: "MODELO DE EXTENSO" ?);

Para usá-la basta ver o exemplo de uso da fórmula, basicamente uma das formas abaixo:
=PASSAEXTENSO(F5) [simplesmente escreve o valor por extenso];
=ESQUERDA(PASSAEXTENSO(F5);80)&REPT("*";80-NÚM.CARACT(PASSAEXTENSO(F5))) [escreve o valor por extenso e completa - no caso até 80 caracteres - com o símbolo *];

Ou simplesmente copie toda a planilha, usando outro nome, para ter versões diferentes que usem valor por extenso, para cada necessidade sua;

OBS.: Não se esqueça de três pequenos detalhes para que esse processo possa funcionar
  • A folha de modelo com a macro do Excel, deve estar sempre disponível;
  • Pode ser criada uma folha de modelo global, que estará sempre disponível para uso em qualquer planilha; para fazer isto você deve abrir o arquivo PESSOAL.XLS que se encontra no diretório \MSOFFICE\EXCEL\XLINICIO(*);

(*) Neste caso deverá ser feita uma alteração na fórmula, se for desejado se utilizar da folha de modelo global; ao invés da fórmula ser digitada como =PASSAEXTENSO(F5), deverá ser utilizada a fórmula =PESSOAL.XLS!PASSAEXTENSO(F5); desse modo a função será corretamente chamada.

Segunda aplicação ACCESS: Grave a base-de-dados/aplicativo XCHEQUE.MDB para o diretório onde você freqüentemente grava seus programas ACCESS; se desejar dê um nome mais adequado para você
(quem sabe: "MODELO DE EXTENSO.MDB" ?);

Se desejar aproveitar o material em outras aplicações bastará importar o MÓDULO POREXTENSO; e lembrar de que deve ser utilizada a chamada adequada - mostrada no modelo - para que nos FORMs e/ou REPORTs seja automaticamente inserido o valor por extenso no local desejado;

Terceira aplicação WORD: Grave o modelo XNORMAL.DOT para o diretório onde você instalou a pasta de modelos do Office 97 (em geral é a pasta "ARQUIVOS DE PROGRAMAS\MICROSOFT OFFICE\MODELOS"); se desejar dê um nome mais adequado para você (quem sabe: "MODELO DE EXTENSO.DOT" ?);

Se desejar aproveitar o material para usar em TODOS os documentos, do Word, bastará importar a(s) macro(s) existentes nesse modelo para dentro do seu modelo global (o NORMAL.DOT) - veja instruções abaixo.


COMO INSERIR AS MACROS NO MODELO GLOBAL DO WORD:

Para que uma macro esteja disponível para qualquer documento Word, é necessário que a macro esteja gravada no modelo global (o arquivo NORMAL.DOT). Esse arquivo fica na pasta MODELOS dentro da pasta onde foi instalado o OFFICE 97. Para aproveitar as duas macros que coloquei no modelo XNORMAL.DOT (a macro de extenso e uma macro de brinde - mas muito útil - que imprime uma amostra de TODAS AS FONTES INSTALADAS no seu Windows 95/98), você deve seguir os passos abaixo:

  1. Rode o Word 97;
  2. Selecione o menu FERRAMENTAS * MODELOS E SUPLEMENTOS;
  3. Clique no botão [BIBLIOTECA];
  4. Na parte esquerda da janela, onde deve estar escrito Documento 1, clique no botão [FECHAR ARQUIVO];
  5. Em seguida clique no mesmo botão (só que agora ele mudou seu nome para [ABRIR ARQUIVO]);
  6. Procure o modelo XNORMAL.DOT - se necessário navegue na estrutura de diretórios até onde você deixou gravado esse arquivo (só se você não seguiu nossa recomendação de colocar o arquivo na pasta de modelos do Office 97);
  7. Selecione-o com um único clique do mouse;
  8. Clique no botão [ABRIR];
  9. Selecione as macros EXTENSODLL (que contém a macro que escreve em extenso) e NEWMACROS (que contém a macro que gera uma amostra de TODAS AS FONTES instaladas em seu Windows 95/98);
  10. Clique no botão [COPIAR >>];
  11. Clique no botão [FECHAR ARQUIVO];
  12. Clique no botão [FECHAR];

Para usar a macro de extenso no Word basta digitar o número desejado (com vírgula e os centavos se necessário) e SEM DAR NENHUM ESPAÇO acionar a macro*.

* para acionar a macro use o menu FERRAMENTAS * MACRO * MACROS e selecione a macro EXTENSODLL;
(se desejado pode-se facilitar, ainda mais, o processo colocando um botão na Barra de Ferramentas que acione a macro)

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