Fazendo o Excel Dar Respostas Condicionais

É muito comum termos de colocar como resultado final de um cálculo, não o valor puro, mas sim uma resposta, composta por uma palavra ou sentença, condicionada ao resultado numérico obtido. A isso chamamos de Respostas Condicionais.

Um bom exemplo, e que me foi passado por um dos Internautas citados no rodapé desta página, é o do controle de aprovação de uma classe de alunos. Se um aluno tirar média final maior, ou igual, a 5.0 ele estará APROVADO, em caso negativo estará REPROVADO.

Vamos a planilha que nos servirá como exemplo, adapte-a para atender às suas necessidades:

A nossa necessidade: colocar as expressões "Aprovado" ou "Reprovado" na coluna E, de acordo com a média final do aluno (que se encontra na coluna D). Como fazer? Simples, siga os passos abaixo:

1. Coloque o cursor na célula E2 e digite a fórmula: =SE(D2>=5;"APROVADO";"REPROVADO");
2. Copie a fórmula por todas as demais células da coluna E, no exemplo até a linha 6;

Pronto, já podemos saber e/ou mostrar quem passou e quem não, sem precisar prestar, muita, atenção aos números da coluna D.

Bem, terminou! Não? há, já sei, tem sempre alguém querendo ainda mais, para dar maior e melhor visibilidade aos resultados, mesmo que já estejam mais claros. O que seria agora? Por que não colocar as respostas diferenciadas em azul (para os aprovados) e vermelho (para os não aprovados - é melhor que reprovados não?). Como fazer?.

Bom aqui a coisa pega um pouco, se no primeiro caso bastava usar uma das mais utilizadas funções internas do Excel, a formatação de números através de cores só está disponível, de maneira pré-programada, para números negativos e positivos. Qual é a solução então:

A primeira é só seguir a deixa que dei acima: números negativos x números positivos; como? não há notas abaixo de zero? (que bom para alguns não?) mas e se nós tirarmos 5 de cada média, quem tirasse 4,0 ficaria com -1,0 (negativo = vermelho), mas quem tirasse 6,5 ficaria com 1,5 (positivo = preto). Pronto, como? não escutei? Ah! sim é verdade, o que se quer é o conceito colorido, não as notas, voltamos a estaca zero. Mas vamos pensar, na outra deixa, que tal trabalharmos a formatação das células dos conceitos?. E aqui temos a resposta, meio estrambólica é verdade, mas funciona muito bem:

1. Apague os dados da coluna E, ou crie uma nova coluna, a coluna F,
2. Lá copie a referência para a célula correspondente à coluna das médias (coluna D):
   digite a fórmula =D2 na célula E2;
3. Formate a célula exatamente como indicado nas 2 linhas abaixo:
   Menu Formatar * Células, aba Número, opção Personalizado; no campo Tipo digite exatamente:
   [Azul][>=5]"APROVADO";[Vermelho][<5]"REPROVADO"
4. Copie a fórmula em E2 para o restante das linhas da coluna E, no exemplo até a linha 6;

Se voce tiver bastante cuidado com os colchetes, aspas, sinais (maior ou igual que, e menor que) e o ponto-e-vírgula, então o resultado final deverá ficar parecido com a tabela abaixo:

PS: esta última dica vale para qualquer versão do Excel à partir da 6.0; se entretanto você necessita de mais que 2 opções nos resultados, e possui a versão 97 ou superior do Excel, veja a dica Formatação Condicional com o Excel 97, para uma ferramenta mais poderosa ainda.