Formatando Páginas

Uma das mais importantes ações que você pode tomar, para tornar suas planilhas mais profissionais, com uma apresentação adequada, é dar uma passada no menu Arquivo * Configurar * Página.

Ao entrar nessa opção, aparece na tela uma janela com as opções disponíveis para executar as ações de configuração da página, conforme pode ser visualizado na figura abaixo:

Como pode ser verificado a janela aberta possui 4 abas, cada uma delas cuidando de um pedaço específico da formatação da página:

Aba Página:

Nesta aba o usuário pode-se configurar vários itens, sendo que os itens abaixo são os mais comuns:

• Orientação: as opções são Retrato (papel na vertical) e Paisagem (Papel na horizontal);
• Escala: ajuste para um porcentual do tamanho normal, ou ajuste para que a planilha impressa caiba em tantas páginas de largura por tantas páginas de altura;
• Tamanho do Papel: A4, A5, Ofício, Carta, entre outros;
• Número da Primeira Página: defini-se a numeração das páginas da planilha de acordo com o documento em que as mesmas serão encartadas;

Veja que no lado direito da janela aparecem 4 botões, cuja função está descrita abaixo:

• OK: executa a formatação conforme as seleções efetuadas pelo usuário;
• Cancelar: cancela todas as alterações efetuadas nessa aba;
• Imprimir: imprime a planilha na impressora, conforme ajustes anteriores e/ou configuração padrão da impressora;
• Visualizar: permite que o usuário visualize a planilha do mesmo jeito que seria impressa (WYSIWYG);
• Opções: permite alterar a configuração atual da impressora, para adaptar a necessidade do momento;

Aba Margens:

Nesta aba o usuário pode alterar cada uma das margens pré-configuradas, de sorte a deixar a planilha do jeito exato que se deseja ver impresso. Tanto as margens Inferior, Superior, Esquerda e Direita podem ser alteradas, quanto as distâncias do Cabeçalho e do Rodapé em relação às bordas da página;

Também pode centralizar a planilha, tanto na Horizontal quanto na Vertical, de tal sorte a deixá-la com um aspecto mais profissional, evitando-se a concentração da parte escrita muito para um dos lados, o que é considerado um grave desleixo do autor, já que dá uma aparência desagradável de desequilíbrio do material.

Veja que no lado direito da janela voltam a aparecer os 4 botões, cuja função voltamos a descrever abaixo:

• OK: executa a formatação conforme as seleções efetuadas pelo usuário;
• Cancelar: cancela todas as alterações efetuadas nessa aba;
• Imprimir: imprime a planilha na impressora, conforme ajustes anteriores e/ou configuração padrão da impressora;
• Visualizar: permite que o usuário visualize a planilha do mesmo jeito que seria impressa (WYSIWYG);
• Opções: permite alterar a configuração atual da impressora, para adaptar a necessidade do momento;

Aba Cabeçalho e Rodapé:

Aqui o usuário consegue personalizar tanto o Cabeçalho quanto o Rodapé. O ato de se selecionar um dos dois botões de personalização leva o usuário a uma segunda janela (vide figura abaixo) onde êle poderá definir para o cabeçalho, e/ou para o rodapé até 3 seções em cada uma:

• Seção Esquerda: alinha-se à esquerda da folha de impressão;
• Seção Central: alinha-se centralizada em relação a folha de impressão;
• Seção Direita: alinha-se à direita da folha de impressão;

Para cada uma dessas seções o usuário poderá fazer uma simples digitação de um texto, ou poderá aplicar uma determinada formatação da fonte, ou se utilizar da inserção de certos campos especiais de código, que permitirão automatizar certos processos, à saber da esquerda para a direita:

• botão FONTE: permite selecionar um novo fonte, além de seu tamanho e estilo;
• botão NÚMERO DA PÁGINA: permite inserir um campo especial, automaticamente alterado;
• botão TOTAL DE PÁGINAS: permite inserir um campo especial que mostra o número total de páginas na planilha;
• botão DATA DE USO: permite inserir um campo especial que mostra a data atual da visualização ou da impressão;
• botão HORA DE USO: idem para a data atual;
• botão NOME DO ARQUIVO: permite inserir um campo especial que mostra o nome do arquivo atual;
• botão NOME DA ABA: permite inserir um campo especial que mostra o nome da aba atual;

Veja que no lado direito da janela voltam a aparecer os 4 botões, cuja função já descrevemos anteriormente.

Aba Planilha:

Finalmente nesta aba o usuário poderá configurar aspectos gerais, relativos à área de impressão, que melhoram o modo como (e o que) será impresso:

• Área de Impressão: digitando-se $A$1:$X$123 (ou selecionando-se tal área através do mouse) restringe-se a área de impressão à região indicada, não importando se outras células possuem ou não qualquer coisa registrado; com isso ganha-se clareza para o digitador, que poderá ter dados explicativos apenas para se guiar no processo de digitação dos dados, e evita-se que dados de cálculos intermediários "sujem" o material impresso;
• Imprimir Títulos: selecionando-se uma certo número de linhas a repetir no topo da planilha, ou então um certo número de colunas a repetir à esquerda da planilha, consegue-se repeti-las por todas as páginas impressas, o que serve para repetição de títulos importantes em planilhas muito longas em qualquer uma dessas direções;
• Imprimir Detalhes: selecionando-se ou deselecionando-se cada um dos itens liga-se ou desliga-se tal opção na hora da impressão; ideal para diferenciar o rascunho, ou a documentação técnica, do trabalho final;
• Ordem da Página: permite que se imprimam as folhas na seqüência "de cima para baixo e da esquerda para a direita" ou então na seqüência "da esquerda para a direita e de cima para baixo";

Veja que no lado direito da janela voltam a aparecer os 4 botões, cuja função já descrevemos anteriormente.