Usando Formulários para Entrar Dados Numa Planilha

Um Formulário de Dados é uma das maneiras mais práticas que o Microsoft Excel dispõe para se preencherem dados de uma tabela tipo Banco-de-Dados(1). Em geral este recurso é colocado pelo autor da planilha para ser usado por colegas com poucos conhecimentos de informática, que em geral são os responsáveis apenas pela digitação desses dados.

O Formulário de Dados garante que os dados serão colocados apenas nas células corretas, e que nenhuma outra célula será usada para nenhum tipo de digitação espúria.

Preparando o Formulário de Dados:

Antes de poder utilizar o Formulário de Dados será necessário montar adequadamente a TABELA onde os dados deverão ser colocados. Siga os passos abaixo:

1. Digite os nomes dos campos na primeira linha da planilha (não é obrigatório ser na linha 1, mas ajuda a melhorar a aparência global);
2. Formate os nomes dos campos de tal sorte a serem visualmente diferentes dos dados que virão abaixo (não é obrigatório colocar em Negrito, ou em MAIÚSCULAS, porém ajuda a melhorar a aparência global);
3. Digite os dados do primeiro registro e formate-os adequadamente (tipo, tamanho, fórmula, etc)(^*);
4. Cuide que se houverem campos calculados as suas fórmulas sejam colocadas na célula correspondente ao primeiro registro, pois o Excel percebe a existência da fórmula e - além de utilizá-la em todos os demais registros - impede que o digitador sobrescreva a fórmula, estragando o banco-de-dados;

Se desejado pode o criador da planilha colocar moldura sob a linha dos nomes dos campos, para melhorar a legibilidade da planilha em si. Jamais deixe uma linha em branco, mesmo que com altura diferente, já que o Excel vai se perder nessa situação.

(^*) Atenção: lembre-se que o Excel permite uma gama muito ampla na formatação de campos numéricos, porém atente para o fato que nem tudo que é formado por algarismos é um número - na acepção matemática da palavra); muita gente tem me perguntado como formatar um RG, ou um CIC, ou mesmo um código especial de produtos, a resposta é: isso NÃO É número, e assim a única maneira que o Excel coloca em nossas mãos é:

• Formate o campo como TEXTO; tudo que você digitar, como você digitar, irá sair na célula do Excel
  exemplo: se digitado "456.544.678/0001-49" (sem as aspas é obvio) num campo cujas células forem formatadas como texto, então o Excel irá reproduzir - literalmente - o texto digitado, ficando assim: 456.544.678/0001-49;

Utilizando o Formulário de Dados:

Para se utilizar o Formulário de Dados à partir de agora basta que o usuário selecione o menu DADOS * FORMULÁRIO, não esquecendo de um pequeno, mas importante detalhe:

• O cursor deve estar dentro da lista (sugestão: colocar o cursor na célula A1 clicando [CTRL][HOME])

O Excel vai criar um formulário dinamicamente, contendo um campo da tabela por linha, mas com os campos calculados em cinza (isto é: indisponíveis para digitação direta - por razões óbvias). Veja a figura abaixo como exemplo:

Ações Possíveis num Formulário:

• NOVO registro: permite incluir um novo registro no fim da tabela do banco-de-dados;
• EXCLUIR: permite que se exclua o registro que aparece no formulário;
• RESTABELECER: permite que se dê um UNDO na alteração efetuada (volta ao que estava digitado);
• LOCALIZAR ANTERIOR: vai para o registro anterior (se existir um critério: vai para o registro anterior que atenda ao critério colocado);
• LOCALIZAR PRÓXIMO: vai para o próximo registro (se existir um critério: vai para o próximo registro que atenda ao critério colocado);
• CRITÉRIOS: permite que o usuário pesquise a tabela (banco-de-dados) para consultar, alterar, ou excluir os registros que atendam a determinado critério (ver Como Usar o Botão Critérios à seguir)
• FECHAR: fecha o formulário, escrevendo os dados, da ficha atual, na planilha se os mesmos forem novos ou tiverem sido alterados;

Como Usar o Botão Critérios:

O botão Critérios abre um formulário idêntico ao que você usou até agora, porém com os campos em branco. O usuário deverá preencher o campo (ou campos) que deseje usar como critério da pesquisa. Para facilitar o entendimento deste processo, veja alguns exemplos abaixo:

• Exemplos Básicos:
  • digitando 2* o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha um algarismo 2 no início desse campo;
  • digitando 00??? o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha os algarismos 00 e mais quaisquer 3 outros algarismos nesse campo (assim só mostrará campos cujo conteúdo tenha exatamente 5 algarismos iniciando por 00);
  • digitando *Pentium* o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha a string Pentium em qualquer lugar desse campo;
  • digitando >548 o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha um conteúdo de valor maior que 548 nesse campo;
  • digitando =1573,29 o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha exatamente o conteúdo desse campo igual ao número 1573,29;(2)
  • digitando no campo x o texto Pentium* e no campo y o booleano <1100, o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha AO MESMO TEMPO a string Pentium no início do campo x e o valor do campo y seja MENOR QUE 1100;

(1)Tabela do tipo Banco-de-Dados é uma tabela especial, que simula um banco-de-dados, isto é as colunas são os CAMPOS do banco-de-dados, enquanto as linhas são os diversos registros que compõem esse banco-de-dados. Assim em cada coluna todos os dados são do mesmo tipo (numéricos, alfabéticos, datas, etc) e formato (1 casa decimal, data longa, etc.).

(2) Atenção: o que uma planilha, como o Excel e todas as outras, mostra numa célula é uma aproximação numérica apenas. Uma célula com a fórmula =21/4 tem o conteúdo real igual a 5,25, porém se está formatada com 1 casa decimal o que será visível na célula é o número 5,3 (e para qualquer planilha: 5,3 NÃO É IGUAL A 5,25)))).