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Seção EXCEL da abcDICAS.com.br

Usando Formulários para Entrar Dados Numa Planilha

Um Formulário de Dados é uma das maneiras mais práticas que o Microsoft Excel dispõe para se preencherem dados de uma tabela tipo Banco-de-Dados(1). Em geral este recurso é colocado pelo autor da planilha para ser usado por colegas com poucos conhecimentos de informática, que em geral são os responsáveis apenas pela digitação desses dados.

Formulário de Dados garante que os dados serão colocados apenas nas células corretas, e que nenhuma outra célula será usada para nenhum tipo de digitação espúria.

Preparando o Formulário de Dados:

Antes de poder utilizar o Formulário de Dados será necessário montar adequadamente a TABELA onde os dados deverão ser colocados. Siga os passos abaixo:

  1. Digite os nomes dos campos na primeira linha da planilha (não é obrigatório ser na linha 1, mas ajuda a melhorar a aparência global);
  2. Formate os nomes dos campos de tal sorte a serem visualmente diferentes dos dados que virão abaixo (não é obrigatório colocar em Negrito, ou em MAIÚSCULAS, porém ajuda a melhorar a aparência global);
  3. Digite os dados do primeiro registro e formate-os adequadamente (tipo, tamanho, fórmula, etc)(*);
  4. Cuide que se houverem campos calculados as suas fórmulas sejam colocadas na célula correspondente ao primeiro registro, pois o Excel percebe a existência da fórmula e - além de utilizá-la em todos os demais registros - impede que o digitador sobrescreva a fórmula, estragando o banco-de-dados;

Se desejado pode o criador da planilha colocar moldura sob a linha dos nomes dos campos, para melhorar a legibilidade da planilha em si. Jamais deixe uma linha em branco, mesmo que com altura diferente, já que o Excel vai se perder nessa situação.

(*) Atenção: lembre-se que o Excel permite uma gama muito ampla na formatação de campos numéricos, porém atente para o fato que nem tudo que é formado por algarismos é um número - na acepção matemática da palavra); muita gente tem me perguntado como formatar um RG, ou um CIC, ou mesmo um código especial de produtos, a resposta é: isso NÃO É número, e assim a única maneira que o Excel coloca em nossas mãos é:

  • Formate o campo como TEXTO; tudo que você digitar, como você digitar, irá sair na célula do Excel
    exemplo: se digitado "456.544.678/0001-49" (sem as aspas é obvio) num campo cujas células forem formatadas como texto, então o Excel irá reproduzir - literalmente - o texto digitado, ficando assim: 456.544.678/0001-49;

Utilizando o Formulário de Dados:

Para se utilizar o Formulário de Dados à partir de agora basta que o usuário selecione o menu DADOS * FORMULÁRIO, não esquecendo de um pequeno, mas importante detalhe:

  • O cursor deve estar dentro da lista (sugestão: colocar o cursor na célula A1 clicando [CTRL][HOME])

O Excel vai criar um formulário dinamicamente, contendo um campo da tabela por linha, mas com os campos calculados em cinza (isto é: indisponíveis para digitação direta - por razões óbvias). Veja a figura abaixo como exemplo:

Ações Possíveis num Formulário:

  • NOVO registro: permite incluir um novo registro no fim da tabela do banco-de-dados;
  • EXCLUIR: permite que se exclua o registro que aparece no formulário;
  • RESTABELECER: permite que se dê um UNDO na alteração efetuada (volta ao que estava digitado);
  • LOCALIZAR ANTERIOR: vai para o registro anterior (se existir um critério: vai para o registro anterior que atenda ao critério colocado);
  • LOCALIZAR PRÓXIMO: vai para o próximo registro (se existir um critério: vai para o próximo registro que atenda ao critério colocado);
  • CRITÉRIOS: permite que o usuário pesquise a tabela (banco-de-dados) para consultar, alterar, ou excluir os registros que atendam a determinado critério (ver Como Usar o Botão Critérios à seguir)
  • FECHAR: fecha o formulário, escrevendo os dados, da ficha atual, na planilha se os mesmos forem novos ou tiverem sido alterados;

Como Usar o Botão Critérios:

O botão Critérios abre um formulário idêntico ao que você usou até agora, porém com os campos em branco. O usuário deverá preencher o campo (ou campos) que deseje usar como critério da pesquisa. Para facilitar o entendimento deste processo, veja alguns exemplos abaixo:

  • Exemplos Básicos:
    • digitando 2* o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha um algarismo 2 no início desse campo;
    • digitando 00??? o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha os algarismos 00 e mais quaisquer 3 outros algarismos nesse campo (assim só mostrará campos cujo conteúdo tenha exatamente 5 algarismos iniciando por 00);
    • digitando *Pentium* o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha a string Pentium em qualquer lugar desse campo;
    • digitando >548 o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha um conteúdo de valor maior que 548 nesse campo;
    • digitando =1573,29 o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha exatamente o conteúdo desse campo igual ao número 1573,29;(2)
    • digitando no campo x o texto Pentium* e no campo y o booleano <1100, o Excel vai mostrar o primeiro registro que tenha AO MESMO TEMPO a string Pentium no início do campo x e o valor do campo y seja MENOR QUE 1100;

(1)Tabela do tipo Banco-de-Dados é uma tabela especial, que simula um banco-de-dados, isto é as colunas são os CAMPOS do banco-de-dados, enquanto as linhas são os diversos registros que compõem esse banco-de-dados. Assim em cada coluna todos os dados são do mesmo tipo (numéricos, alfabéticos, datas, etc) e formato (1 casa decimal, data longa, etc.).

(2) Atenção: o que uma planilha, como o Excel e todas as outras, mostra numa célula é uma aproximação numérica apenas. Uma célula com a fórmula =21/4 tem o conteúdo real igual a 5,25, porém se está formatada com 1 casa decimal o que será visível na célula é o número 5,3 (e para qualquer planilha: 5,3 NÃO É IGUAL A 5,25)))).

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